5 TIPS VOOR EFFECTIEF DEBITEURENBEHEER.

Door de toenemende financiële problemen bij afnemers is het mogelijk dat de kans op wanbetaling toeneemt. Juist nu is goed debiteurenbeheer zéér belangrijk. Als een grote klant niet betaalt, kan dit bij u zelfs leiden tot serieuze liquiditeitsproblemen of zelfs een faillissement.

Hoe kunt u uw geld op tijd krijgen? Hierbij een vijftal tips voor effectief debiteurenbeheer:

1. Voorkom dubieuze debiteuren.

De meeste klanten zullen uw facturen netjes op tijd voldoen. Het is mogelijk wanbetalers zoveel mogelijk te voorkomen, o.a. door het strikt navolgen van een aantal maatregelen.

Ken uw (nieuwe) klanten.

Controleer uw nieuwe klanten snel op bijvoorbeeld betaalgedrag, kredietwaardigheid, etc. Dit kan al tijdens een eerste kennismaking, maar verzamel ook gegevens bij andere partijen zoals bijvoorbeeld het Insolventieregister, de KvK, zoekmachines etc. Een niet betalende klant is immers geen klant. Houdt tevens uw huidige klanten in de gaten, let bijvoorbeeld op veranderingen in het betalingsgedrag.

Algemene Voorwaarden.

Stel sluitende AV op en voorkomen zo veel problemen achteraf. Neem zaken op als kosten- en rentevergoeding bij te late betaling, betalingsafspraken, betalingstermijnen, reclamatie, eigendomsvoorbehoud en leveringsvoorwaarden. Maak in uw offerte reeds de condities en AV duidelijk en zorg dat klanten deze op voorhand accepteren.

Factureren.

Factureer zo snel mogelijk. U heeft immers recht op betaling, zodra u geleverd heeft. Maak een duidelijke en correcte factuur. Gebruik de betalingstermijn genoemd in uw AV en wij hier niet van af. Probeer de betalingstermijn niet af te stemmen op de wensen van een klant. Andere klanten kunnen zich dan benadeeld voelen.

2. Organiseer uw debiteurenbeheer.

Vaak is  debiteurenbeheer ‘een ondergeschoven kind’ in een organisatie, terwijl wanbetaling vaak liquiditeitsproblemen veroorzaakt. U kunt beter van debiteurenbeheer een aparte taak in uw organisatie maken, waarbij er over taken en bevoegdheden duidelijke afspraken zijn. Maak regelmatig tijd vrij om met de debiteurenbeheerder te overleggen en grijp tijdig in indien de debiteurenstand te hoog dreigt op te lopen.

3. Beloon goed betaalgedrag.

U kunt bijvoorbeeld en korting geven bij betaling binnen een bepaalde termijn of beloon vast klanten op een andere manier. Dit gebeurd in andere Europese landen al veel vaker dan in Nederland. Bij het verstrekken van een korting, kunt u beter het initiatief hiervoor in eigen hand houden, door bijvoorbeeld een bepaald percentage van het factuurbedrag terug te storten bij tijdige betaling.

4. Stroomlijn uw debiteurenbeheer.

Het is zeer belangrijk voor een goede opvolging van uw nota’s te zorgen.

 

  • Bel net voor het verstrijken van de vervaldatum zodat uw klant weet dat u er bovenop zit.
  • Stuur een dag na de vervaldatum een 14-dagenbrief. Wees vriendelijk en origineel in uw tekst.
  • Blijf bij wanbetaling in contact met uw klant en vraag wat de reden is van niet betalen.
  • Stel termijnen voor het versturen van herinneringen etc. en hanteer deze consequent.
  • Stuur na de 14-dagenbrief een aanmaning met een meer zakelijke toon.
  • Zorg dat alle nota’s voldaan zijn alvorens nieuwe opdrachten aan de te nemen.
  • Stuur als laatste stap de ingebrekestelling om debiteur er op te wijzen dat bij uitblijven van betaling de factuur uit handen wordt gegeven en dat hier kosten aan verbonden. Noem het incassobureau bij naam.

5. Zorg voor een goed incassotraject.

Krijgt u uw geld ondanks uw gestroomlijnde debiteurentraject niet binnen, schakel dan een incassobureau in. Een incassobureau kan middels het minnelijke traject meer druk uitoefenen op uw debiteuren en dus meer gelden voor u binnenhalen. Draag na het versturen van de ingebrekestelling de vordering zo spoedig mogelijk over, anders verliest u geloofwaardigheid. Tevens maakt te late overdracht de kans op succes aanzienlijk kleiner.

 

Een incassobureau kan voor u ook het juridische traject verzorgen, mocht het minnelijke traject op niets uitlopen. Zorg dat u een incassobureau achter de hand heeft, zodat u niet nog op zoek hoeft te gaan wanneer u er echt een nodig heeft.

 

Tot slot.

In dit artikel wordt een standaard debiteurenbeheer proces beschreven. Uiteraard kan dit van onderneming tot onderneming verschillen, maar in grote lijnen is de procedure bijna altijd te volgen.

 

Goed debiteurenbeheer verkleint de kans op financiële zorgen!