Creatief Vergaderen

Het kan mensen onnodig chagrijnig maken, en je kan er dagen aan besteden. Leraren doen het meer dan artsen. Directeuren spannen de kroon: 70 a 80 prcent van hun werktijd bestaat uit vergaderen. Gemiddeld vergaderen we 2 uur per 8 urige werkdag, ofwel: 25 procent van onze werktijd. Dat vergaderen is niet alleen tijdrovend werk, maar kost ook nog eens bakken met geld. Per jaar is zijn we met z’n allen ongeveer 25 miljard euro kwijt aan het vergaderen. Reiskosten nog niet eens meegerekend. Sommige mensen vergaderen iedere week op een vast tijdstip, in een clean wit kantoor met vierkante tafels. Dan is het de bedoeling dat iedereen netjes naar elkaar luistert en iedereen zijn zegje kan doen. Lekker democratisch en iedereen is het uiteindelijk met elkaar eens. Of toch niet?

Het nieuwe vergaderen
Wat hierboven beschreven staat, blijkt allemaal helemaal niet zo effectief. Verschillende onderzoeken wijzen dat uit. Zowel het democratisch vergaderen, de vaste vergaderdagen en de ruimte waar wordt vergaderd zijn absoluut niet efficiënt. Daarom is het nieuwe werken een aantal jaar geleden ontstaan, en daarbij ook ‘het nieuwe vergaderen’. Deze frisse manier van vergaderen laat zien hoe een vergadering nu een succes kan worden terwijl de vergadering eerst een draak van een activiteit was. Neem bijvoorbeeld die structureel op maandag aan het eind van de dag ingeplande vergaderingen. Die kosten veel tijd, terwijl niet iedereen altijd wat zinnigs te zeggen heeft. Plan een vergadering eens spontaan in, als je merkt dat meerdere mensen ergens tegenaan lopen. Het besluit even diezelfde middag nog te vergaderen is effectiever dan iedere week op vaste tijden.

De vergaderruimte
Daarnaast is de ruimte essentieel, en dan specifieker: de inrichting. Een andere lamp, een plant… Wie had kunnen vermoeden dat dat zoveel verschil zou uitmaken. Wie altijd in hetzelfde kantoor vergadert, zal niet snel meer geïnspireerd worden. Die ruimte verbind je onbewust met lange, misschien wel saaie, gesprekken die ogenschijnlijk nergens toe leiden. Door gebruik te maken van flexibele ruimtes en fexibel meubilair wordt men creatiever. Bovendien zorgt het gebruik van visuele middelen, zoals via een flipchart, een tablet of een presentatie met PowerPoint of Prezi, voor meer concentratie en het vergroot de hoeveelheid informatie die je collega’s op kunnen nemen.
Die plant, die staat daar niet voor niets in de vergaderruimte. Het plaatsen van een plant vermindert de stress en vergroot de kans op creatieve ideeën. Dit hangt samen met het feit dat vergaderen in een ruimte met een woonkamerachtige sfeer veel beter werkt dan in een kaal kantoor. Dus een gezellige vergaderruimte zorgt voor een gezellige sfeer en uiteindelijk ook voor een gemakkelijker proces.
Overleg ook eens op een andere plek. Op die manier treed je eens buiten je comfortzone, en daardoor worden zowel creativiteit als concentratie gestimuleerd. Een goede en inspirerende plek om te vergaderen in Utrecht zou bijvoorbeeld kunnen zijn: een café of een afgehuurde vergaderlocatie op Hoog Caterijne. Je zou in het nieuwe Vredenburg kunnen vergaderen, terwijl je uitkijkt over de stad. Maar om nog verder uit je comfortzone te treden zou je ook kunnen kiezen je vergadering plaats te laten vinden in een stadskasteel, of in de vergaderruimte van een ander bedrijf.

Maak van vergaderen geen vervelend euvel meer, maar zorg met deze tips voor een dynamische en inspirerende vergadering!